1、及时收单
为了有效掌握退税单证的回收情况，防止单证丢失，做好退税前期的单据准备工作，办税人员应及时收回报关单、核销单、增值税专用发票抵扣联 
2、及时核销
收汇核销对加快出口及退税进度具有重要作用，办税人员要熟悉进出口贸易的报关及核销工作。每单一经收汇，办税人员应及时配单核销，并将逾期未核销的清理工作寓于日常的核销业务中，防止长期逾期未核销的产生，提高出口收汇核销率和交单率。  
3、及时申报查询
办税人员收齐单证后，要及时在电子申报软件录入信息，及时上报，防止逾期申报而无法退税。同时，要及时到税务局查询申报的数据是否通过审核，若通过，则应及时打印退税申请书；若未通过，则及时修订疑点。
（二）外贸企业申报出口退税，应提供哪些资料？
1、出口货物报关单（出口退税专用联）； 
2、出口收汇核销单（出口退税专用联）或远期收汇证明； 
3、增值税专用发票（抵扣联）；
4、委托出口的，还需提供《代理出口货物证明》。